Unterliegen E-Mails auch einer Aufbewahrungspflicht ?

Sofern E-Mails die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben, sind sie wie die klassischen Ausführungen in Papier aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail hingegen nur als Transportmittel z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie sonst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, gilt für sie die Aufbewahrungspflicht nicht. Die E-Mail hat dann letztlich nur die Funktion eines Briefumschlages wie bei einer klassischen Papierrechnung.

Nachzulesen ist diese Rechtsauffassung in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 14.11.2014 (Az: IV A 4 – S 0316/13/10003) zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. In der Randziffer 121 wird in dem o.g. BMF-Schreiben ausdrücklich darauf hingewiesen, dass E-Mails der Aufbewahrungspflichtig nicht unterliegen, wenn hiermit lediglich eine elektronische Rechnung übermittelt wird. Das BMF vergleicht die E-Mail in diesem Fall mit einem Papierbriefumschlag, der auch nicht aufbewahrungspflichtig ist.

Die im Unternehmen eingegangenen aufbewahrungspflichtigen elektronischen Rechnungen müssen hingegen immer in der elektronischen Ursprungsform aufbewahrt werden und dürfen auch nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.